Dans un article précédent, nous avons vu comment une PME peut régulièrement remporter des Appels d’Offres et Propositions Commerciales face à de grandes entreprises, en étant plus réactives, flexibles et créatives que leurs concurrents. Mais comment faire lorsque le dirigeant de la PME ne dispose pas d’équipes dédiées à la rédaction de Propositions Commerciales ?
Comment faire une proposition commerciale ?
La plupart des grandes entreprises disposent de ressources dédiées aux réponses à Appel d’Offres ou Propositions Commerciales. Elles ont défini des rôles pour chaque phase d’une Proposition Commerciale et sollicitent des collaborateurs (experts techniques, juristes, fonctions RH, risk management…) formés à la réponse aux Appels d’Offres.
[encadre]Un dirigeant de PME ne peut bien évidemment pas mobiliser de telles équipes, mais il existe de nombreuses techniques permettant d’accélérer la rédaction d’une Proposition Commerciale. En suivant ces sept conseils, vous maximiserez vos chances de remporter un Appel d’Offres ou une Proposition Commerciale avec une équipe réduite.[/encadre]
1) Rédigez un plan détaillé de votre Proposition Commerciale
Si vous commencez à écrire votre Proposition Commerciale avant de savoir ce que vous allez y mettre, vous allez oublier des points importants. Oublis que vous allez découvrir et corriger en relisant une première fois votre Proposition Commerciale, puis une deuxième, une troisième…, jusqu’au jour de la remise, et là, ce sera trop tard ! Tant que vous n’aurez pas étudié ce que recherche le client et défini comment articuler et présenter le contenu, vous ne pouvez pas commencer à rédiger.
2) Accélérez la rédaction de votre Proposition Commerciale
Rédiger un plan détaillé de votre réponse à Appel d’Offres ou Proposition Commerciale demande en général plus de temps que la rédaction elle-même. Le process idéal de rédaction peut se décomposer en trois phases :
- rédaction du plan (40%),
- écriture (30%)
- et amélioration/correction (30%).
Si vous ne faîtes pas les choses dans l’ordre, la rédaction va devenir très consommatrice de temps.
Vous pouvez accélérer la rédaction en réutilisant le contenu d’anciennes Propositions Commerciales. Cette méthode présente de nombreux inconvénients, mais elle peut vous faire gagner énormément de temps dans certains cas. Si vous vendez à chaque fois les mêmes produits ou services, que les demandes du client sont toujours les mêmes, que le contenu rédactionnel de vos Propositions Commerciales est peu fourni, cela peut avoir du sens. Vérifiez toujours que le texte réutilisé est cohérent avec le contexte du nouvel Appel d’Offres ou Proposition Commerciale.
3) Accélérez la correction de votre Proposition Commerciale
Quand vous relisez votre Proposition Commerciale, la tentation est grande de procéder à de nombreuses modifications et corrections, encore et encore. Vous allez perdre énormément de temps, et risquez de ne jamais être satisfaits du résultat. Un moyen très simple de gagner du temps est d’incorporer la revue Qualité de votre Proposition Commerciale dans le process même de rédaction.
Pour cela, pensez à donner aux rédacteurs des instructions écrites (dans le plan détaillé). Ces instructions porteront sur le style, l’attention portée à la grammaire et l’orthographe, la façon de nommer le client et votre société…Plus important encore, indiquez aux rédacteurs comment présenter les thèmes de votre Proposition Commerciale, en fonction des critères d’évaluation du client.
[encadre]Cette approche facilite la tâche des rédacteurs et accélère le contrôle Qualité, une partie étant effectuée directement par les rédacteurs. Elle permet surtout de rédiger une Proposition Commerciale de meilleure qualité et d’améliorer les chances de succès.[/encadre]
4) Finalisez votre solution ou approche avant de rédiger votre Proposition Commerciale
Selon mon expérience, nous évoquons ici l’un des points les plus importants. Si vous construisez votre offre tout en l’écrivant, vous risquez d’oublier des points importants, d’être incohérents dans la présentation de l’offre, mais surtout d’être obligés de réécrire la quasi-totalité de votre Proposition Commerciale. Le moindre changement dans votre solution, approche… va impacter l’ensemble de votre Proposition Commerciale. Avant de commencer la rédaction de votre solution, approche…, vous devez vérifier les points suivants :
La solution, approche… répond bien à toutes les demandes du client- Le prix envisagé est cohérent avec la solution, approche… que vous proposez
- la solution, approche… est validée par le management
5) Anticipez les questions que se posent vos clients
Lors de la rédaction d’une Proposition Commerciale, vous êtes amenés à faire des choix, prendre des hypothèses… Mais comment être sûrs que ce que vous proposez correspond bien aux attentes du client, et que vous insistez sur ce qui est important pour lui ?
La PME qui peut anticiper les questions que se posent les clients disposent d’un avantage concurrentiel important. Si vous devez aller à la « pêche aux informations » durant la rédaction de votre Proposition Commerciale, vous allez perdre beaucoup de temps, et risquez de devoir réécrire votre Proposition Commerciale en fonction des informations obtenues.
6) Toute l’entreprise est au service de la vente !
L’un des moyens les plus sûrs d’anticiper les questions que se posent vos clients à la lecture de votre Proposition Commerciale est de mettre à contribution vos collaborateurs en contact avec le client. Ils disposent souvent d’informations sur les attentes du client, ses enjeux, la perception qu’il a de votre PME… Il ne s’agit pas de transformer tous vos collaborateurs en vendeurs, mais de leur demander de collecter les informations utiles pour vos réponses à Appel d’Offres et Propositions Commerciales. Pour cela, vous pouvez préparer une liste de questions que vos collaborateurs peuvent poser à leurs contacts chez le client.
7) Soyez polyvalents !
Une PME ne peut pas dédier une équipe importante à la rédaction de ses Propositions Commerciales. Très souvent, c’est le commercial en charge du compte qui porte la responsabilité de la Proposition Commerciale, voire la rédige, aidé ou non par des experts techniques. Le plus important n’est pas la taille de l’équipe, mais les rôles et responsabilités que vous définissez pour chacun. Chaque membre de l’équipe va jouer des rôles multiples, et doit savoir exactement ce que l’on attend de lui, dans quels délais, avec quelle exigence de qualité…
Conclusion
Le point commun de toutes ces méthodes d’accélération est la préparation, la planification du contenu de votre Proposition Commerciale. Si vous rédigez au fil de l’eau, en découvrant au fur et à mesure le contenu que vous devez développer, vous réduisez très fortement vos chances de succès. Si avant de débuter la rédaction de votre Proposition Commerciale tout le monde est « au clair », sur les rôles et responsabilités, le contenu, le prix, la solution ou approche, la phase d’écriture sera fortement accélérée, et le contenu bien meilleur.
J’ai parfois entendu des dirigeants de PME dire que leur société est une trop petite structure pour consacrer du temps à la planification. Je pense que c’est justement ce type de société qui a besoin de planifier le contenu de ses Propositions Commerciales, parce que les PME n’ont pas assez de temps et de ressources à consacrer à des modifications inutiles !
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